Guide d'utilisation de la plateforme Effinum

Une plateforme agréée (PA) est l'intermédiaire par lequel transitent les factures électroniques entre une entreprise, ses fournisseurs, ses clients et l'administration fiscale. Le recours à une plateforme agréée est obligatoire. Effinum reçoit vos factures fournisseurs, émet vos factures clients, contrôle leur conformité et transmet les données attendues à l'administration fiscale.

Deux confusions fréquentesUn PDF envoyé par mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme : une facture électronique est un fichier informatique structuré, lisible par les machines. Et un logiciel de facturation, même « compatible », n'est pas une plateforme agréée : il doit s'adosser à l'une d'elles.

Rassurez-vous : vous continuerez à voir vos factures comme aujourd'hui. Effinum en affiche toujours une version lisible à l'écran.

Effinum n'est pas la seule plateforme agréée : il en existe aujourd'hui une centaine, et toutes fonctionnent sur le même principe. Vos fournisseurs et vos clients utiliseront souvent une autre plateforme que la vôtre : cela n'a aucune incidence, les plateformes dialoguent entre elles. Effinum est celle du réseau Cerfrance, et ses serveurs sont situés en France.

Vous verrez peut-être encore le sigle PDP dans des documents anciens : c'est l'ancienne appellation des plateformes agréées.

Depuis l'accueil de Cerfrance Connect, un bouton Effinum vous emmène directement sur votre plateforme. Vous pouvez également vous connecter avec l'URL reçue par mail lors de la création de votre compte.

Non, vous n'avez rien à créer : nous vous inscrivons. Il n'y a aucun espace sur lequel aller vous enregistrer vous-même.

L'inscription est déclenchée par deux documents, tous les deux nécessaires :

• la lettre de mission « Cap Numérique », signée par le chef d'entreprise ;
• le mandat, qui nous autorise à vous inscrire auprès d'Effinum et à désigner votre plateforme agréée en votre nom.

Une fois les deux signés, vos données sont transmises à Effinum, votre compte est ouvert au nom du chef d'entreprise, et vous recevez un mail contenant l'adresse de connexion. Il ne vous reste qu'à créer votre mot de passe.

Une fois connecté, le chef d'entreprise peut à son tour inviter d'autres utilisateurs de son entreprise (voir la section 9).

Un seul des deux ne suffit pasC'est le mandat qui nous permet de vous inscrire. Si vous avez signé la lettre de mission sans le mandat, votre accès ne partira pas : signalez-le au service digitalisation.

Non. Effinum s'utilise depuis votre navigateur internet. Il n'y a rien à installer ni à mettre à jour de votre côté.

Oui, au démarrage c'est parfaitement normal. Vos fournisseurs commencent à déposer leurs factures électroniques au fur et à mesure de leur propre bascule. La plateforme se remplit ensuite d'elle-même.

Il n'y a pas de règle imposée, mais un principe simple : prenez l'habitude d'y passer régulièrement. Une fois par semaine, c'est très bien ; tous les jours, c'est encore mieux ; une fois tous les quinze jours reste acceptable.

La raison est concrète : vos factures d'achat n'arrivent plus par courrier ni par mail, elles arrivent là. Une facture que vous ne voyez pas est une facture que vous ne payez pas à l'échéance.

Une vérification qui vaut le détourC'est aussi le moment de repérer une facture qui ne vous concerne pas. Un fournisseur qui gère des centaines de SIREN peut se tromper de destinataire : un chiffre inexact sur neuf, et la facture part chez quelqu'un d'autre. L'inverse est vrai aussi.

Vous arrivez sur le Tableau de bord, sélectionné par défaut. Il vous donne en un coup d'œil ce qui se passe sur votre compte : dépenses, revenus, Z de caisse, top clients / fournisseurs et notifications non lues.

À chaque retour sur cet écran, une animation de chargement s'affiche quelques instants : c'est normal, Effinum rassemble vos données.

Non. Avec un seul accès, vous retrouvez l'ensemble de vos structures et vous passez de l'une à l'autre en un clic. Une liste déroulante, au-dessus des menus à gauche, permet de sélectionner ou de changer de société. Une seule société est consultée à la fois.

En cliquant sur Voir toutes les sociétés, vous accédez à l'écran « Changer de compte » : libellé, SIREN, nombre de factures à traiter, code dossier (votre n° de compte client au Cerfrance), chef.fe d'entreprise et état.

• Une barre de recherche cherche par nom, SIREN ou code dossier.
• Le lien Voir plus de la colonne « Fact. à traiter » ouvre le détail des factures.
• Double-cliquez sur une ligne pour basculer sur cette société : vous arrivez sur son tableau de bord.
• 20 sociétés s'affichent par défaut ; vous pouvez passer à 50 ou 100 par page.

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Vos factures sont conservées 10 ans sur la plateforme, ce qui correspond à la durée légale de conservation des documents comptables.

Vous pouvez ouvrir n'importe laquelle d'entre elles à tout moment et la télécharger si vous souhaitez en garder une copie de votre côté.

L'application est progressive, en deux temps :

• 1^er septembre 2026 : vous devez être en mesure de recevoir vos factures électroniques. À cette date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ont l'obligation d'émettre : leurs factures arrivent donc sur votre plateforme.
• 1^er septembre 2027 : obligation d'émettre vos propres factures et de transmettre vos données de transaction et de paiement, pour les microentreprises, TPE et PME. Rien ne vous empêche de commencer plus tôt.

La taille de l'entreprise est appréciée une fois pour toutes, au 1^er janvier 2025, sur le dernier exercice clos. Une croissance postérieure ne fait pas basculer une PME dans la première vague. En revanche, un membre d'un assujetti unique au sens de l'article 256 C du CGI relève de 2026, même s'il est une TPE.

Une tolérance, pas un reportLe ministre des Comptes publics a annoncé une phase d'écoute et d'accompagnement au démarrage : pas de sanction automatique pour une entreprise de bonne foi qui rencontre une difficulté réelle et engage sa mise en conformité. L'obligation, elle, est bien en vigueur depuis le 1^er septembre 2026, et les sanctions existent bel et bien dans la loi (voir la question suivante). La tolérance porte sur la sanction, pas sur l'obligation : elle suppose une démarche engagée, contrat de plateforme, échanges avec votre éditeur ou votre conseiller, calendrier de mise en conformité.

La loi de finances pour 2026 a précisé et relevé les sanctions. Elles ne tombent pas d'un coup : pour le défaut de plateforme, l'administration commence par vous mettre en demeure, et vous disposez de trois mois pour régulariser.

La première erreur ne se paie pasCes amendes ne s'appliquent pas à une première infraction sur l'année en cours et les trois années précédentes, dès lors qu'elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une première demande de l'administration.

Deux points de vigilance : le montant de l'amende par facture non émise est passé de 15 € à 50 € avec la loi de finances pour 2026. Vous avez peut-être encore l'ancien chiffre en tête. Et l'obligation de réception, elle, concerne tout le monde depuis le 1^er septembre 2026 : c'est celle qui expose au premier courrier de mise en demeure.

Vous êtes chez nous, vous êtes couvertDès lors que votre plateforme Effinum est ouverte, l'obligation de désigner une plateforme agréée est remplie. C'est la première chose à sécuriser ; le reste s'apprend en marchant.

Le critère n'est jamais la forme juridique. Ce qui compte, c'est d'être assujetti à la TVA et établi en France. Trois situations très différentes se cachent derrière la question :

• Micro-entreprise et franchise en base : pleinement concernées. Ne pas facturer de TVA ne dispense de rien.
• Activité exonérée (locations nues ou meublées d'habitation, fermages, soins, formation, assurance…) : pas d'obligation d'émettre ni de transmettre de données, mais l'obligation de pouvoir recevoir demeure dès lors que vous êtes assujetti.
• Structure non assujettie (aucune activité économique indépendante) : totalement hors périmètre, y compris pour la réception.

Concrètement : une SCI de location nue d'habitation n'est le plus souvent pas assujettie et sort du dispositif ; un GFA percevant des fermages exonérés est hors obligation d'émission, sauf option pour la TVA ; un loueur en meublé bascule dans le champ s'il relève de la para-hôtellerie ou a opté pour la TVA.

Ne tranchez pas seulL'administration elle-même indique que l'assujettissement d'une SCI dépend de circonstances de fait, à analyser au cas par cas. Si vous détenez plusieurs structures, faites le point avec votre conseiller : c'est le seul moyen de savoir laquelle doit être raccordée à une plateforme.

Restent clairement hors périmètre : les particuliers, les associations non lucratives non assujetties, les holdings passives et les entreprises non établies en France.

Associations : attention au seuilUne association loi 1901 n'est pas hors jeu par principe. Si elle exerce une activité de nature commerciale, la franchise des impôts commerciaux cesse de s'appliquer au-delà d'un seuil de recettes lucratives fixé à 81 051 € pour 2026 : l'association devient alors assujettie, et entre dans le champ de la réforme. Si votre association vend, loue ou organise des manifestations payantes, faites vérifier sa situation.

C'est plus simple qu'il n'y paraît : l'adressage repose sur votre SIREN, éventuellement affiné au SIRET. Communiquez ces numéros, c'est l'essentiel de ce qui vous est demandé. Dans le vocabulaire de la réforme, cet adressage par SIREN et SIRET s'appelle le niveau 2 : si votre fournisseur emploie ce terme, il ne vous demande rien d'autre que vos deux numéros.

Le code routage est facultatif. Il vient compléter le SIREN ou le SIRET pour diriger la facture vers un service interne précis. Toute entreprise peut en utiliser un, mais il n'est vraiment utile qu'aux organisations qui répartissent le traitement de leurs factures entre plusieurs services ou plusieurs sites. Si ce n'est pas votre cas, vous n'en avez pas besoin.

Le point à ne pas manquerVous ne vous inscrivez pas vous-même dans l'annuaire de la réforme. C'est votre plateforme agréée qui y crée votre adresse de réception, une fois que vous l'avez désignée. Sans cette désignation, vos fournisseurs ne peuvent pas vous adresser leurs factures.

Ces fournisseurs sont en train de mettre à jour leur base. Ils vous adressent un mail vous demandant de rattacher votre numéro de contrat à votre SIREN / SIRET. Une fois ce rattachement fait de leur côté, les factures arrivent directement sur Effinum.

Vous avez peut-être déjà reçu ces messages : ils sont légitimes et il n'y a rien de plus à fournir que vos numéros d'identification.

Non, pas par le circuit entre plateformes. Une facture adressée à un client non assujetti continue d'être émise librement : papier, PDF, mail. Ce qui est attendu, c'est la transmission des données de la transaction, ce qu'on appelle l'e-reporting.

• Les données transmises sont agrégées par jour : base HT et TVA par taux, catégorie d'opération, devise. Aucune donnée personnelle de vos clients ne circule, ni leur nom, ni la nature de la prestation.
• La fréquence dépend de votre régime de TVA : mensuelle dans la plupart des cas, bimestrielle en franchise en base et au remboursement forfaitaire agricole. En l'absence de transaction, il n'y a rien à transmettre.
• Le Z de caisse est une source naturelle de ces données.

Une réserve : si votre activité est exonérée de TVA, vous n'êtes pas non plus concerné par l'e-reporting.

Votre client particulier, lui, reçoit sa facture par mail, y compris depuis E-Fac, le facturier de Cerfrance Connect.

Vous n'avez aucune manipulation à faireL'e-reporting est automatique. Au moment où vous émettez la facture, les données partent vers l'administration sans autre geste de votre part : c'est votre logiciel de facturation ou votre plateforme qui construit et transmet le fichier.

Non. Les prestations de soins sont exonérées de TVA ; or les opérations exonérées au titre des articles 261 à 261 E du CGI sont hors du champ de la facturation électronique. Elles sont également hors e-reporting : contrairement à une idée répandue, une activité tournée vers les particuliers n'entraîne pas automatiquement de transmission de données.

Le même raisonnement vaut au-delà de la santé : enseignement et formation, locations d'habitation, opérations bancaires et d'assurance, activités associatives non lucratives.

Une obligation demeure, et elle est immédiateVous devez être en mesure de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs, énergie et télécoms en tête. C'est votre seule obligation concrète, mais elle s'applique dès à présent : c'est aussi la seule qui puisse vous exposer à une mise en demeure, puis à une amende, si vous n'avez désigné aucune plateforme.

Attention enfin : l'exclusion joue opération par opération, pas praticien par praticien. Une redevance de collaboration libérale, par exemple, est une opération taxable qui relève, elle, de la facture électronique.

Effinum n'est pas un outil de déclaration. Si vous réalisez vous-même votre saisie comptable, continuez avec votre outil habituel.

Cela dit, la plateforme peut vous aider : en filtrant vos factures fournisseurs sur une période, vous obtenez le total HT et le total TTC, dont la différence vous donne la TVA. Côté ventes, E-Fac, le facturier de Cerfrance Connect, affiche le chiffre d'affaires mois par mois, y compris encaissé.

Ne basculez pas tout de suiteTous vos fournisseurs ne déposent pas encore leurs factures sur la plateforme : ces totaux ne sont donc pas exhaustifs. Tant que la montée en charge n'est pas faite, notre conseil est clair : si vous avez un outil de saisie comptable, continuez à établir votre déclaration comme aujourd'hui.

Le bandeau supérieur est permanent. Il affiche le logo Effinum et rappelle le menu consulté. Il contient également :

• une roue crantée pour accéder aux « Paramètres » ;
• un bouton au nom de l'utilisateur connecté et de la société consultée, raccourci vers « Profil » ;
• un pictogramme de société, raccourci vers « Entreprise ».

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Trois menus sont permanents : Tableau de bord, Mon activité et Mes notifications. La liste se réduit avec le bouton « Réduire le menu » (icône burger).

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Parce que les autres menus dépendent du profil et des droits de chaque utilisateur : gestion des tiers, factures fournisseurs, factures clients, Z de caisse, fichiers importés, brouillons, notifications. Les boutons Importer et Saisir s'affichent eux aussi selon le profil.

Un menu vous manque ?Rapprochez-vous de l'administrateur de votre compte : les droits se règlent dans « Gestion des rôles ».

• Dépenses / Revenus / Z de caisse : le nombre de pièces et la somme des montants TTC. Chaque tuile ouvre le menu correspondant : Dépenses (à compléter, suspendues, refusées, payées), Revenus (à compléter, envoyées, refusées, encaissées), Z de caisse.
• Top clients / Top fournisseurs : le top 5 sur les chiffres d'affaires des 3 derniers mois, en camembert et en liste. Chaque bouton renvoie vers « Mon activité ».
• Notifications : vos notifications non lues. Un clic ouvre le détail : la notification passe en « lue » et disparaît de la liste.

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Le tableau de bord sert à agir. Mon activité est une synthèse comptable de la société sélectionnée : nombre de factures clients et fournisseurs, montant total HT et TTC, sur toutes les factures et avoirs reçus ou importés, quel que soit leur statut (date prise en compte : la date d'arrivée sur la plateforme). S'y ajoute le camembert du top 5 en part de CA TTC, avec un filtre de dates.

En cliquant sur le nom d'un client ou d'un fournisseur, vous ouvrez sa page dans « Gestion des tiers ».

Besoin de vrais tableaux de bord ?Effinum donne des repères utiles, mais le pilotage commercial détaillé se trouve dans E-Fac, le facturier de Cerfrance Connect : évolution du chiffre d'affaires mois par mois, répartition par moyen de paiement, chiffre d'affaires et classement par client, taux de recouvrement, articles les plus vendus, devis restant à facturer.

C'est la suite des statuts que prend une facture entre son dépôt par le fournisseur et son encaissement. Chaque statut posé sur Effinum est transmis à l'autre partie : c'est, en pratique, un accusé de réception permanent entre vous et votre partenaire.

Sur la plateformeLe guide des statuts, présent dans les menus « Factures fournisseurs » et « Factures clients », affiche la définition de chaque statut. Des pastilles de couleur vous aident à vous repérer.

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C'est exact. Effinum ajoute ce statut intermédiaire pour plus de clarté : il signale une facture prête à être envoyée à votre client, avant son dépôt effectif.

De même, Effinum ajoute une action Paiement partiel pour enregistrer un ou plusieurs règlements intermédiaires. Cette action n'a pas d'incidence sur le cycle de vie de la facture.

• Depuis la facture ouverte : cliquez sur l'une des actions proposées, ou déroulez les autres via le bouton Plus.
• Depuis la liste : cliquez sur le bouton Traiter en fin de ligne.

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Oui. Cochez les cases à gauche des lignes, puis utilisez Traiter la sélection. Seuls les statuts éligibles communs aux factures sélectionnées sont proposés ; si aucune action commune n'est possible, la liste est vide.

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Non, l'envoi est immédiatSélectionner un nouveau statut déclenche aussitôt l'export du statut de cycle de vie (fichier CDAR) via la PDP / le PPF, ainsi que vers le système d'information du Cerfrance concerné. L'export ne permet pas de revenir en arrière.

La seule correction possible est d'envoyer un nouveau statut à la suite. C'est l'une des raisons pour lesquelles nous vous conseillons d'ouvrir la facture avant de la valider.

Cela dit, tous les statuts ne portent pas le même risque :

• Approuver, prendre en charge, suspendre, mettre en litige : se rattrapent. Vous avez approuvé un peu vite ? Vous pouvez refuser ou mettre en litige juste après, cela ne pose pas de difficulté.
• Paiement transmis : c'est le seul vrai point de non-retour. Vous annoncez à votre fournisseur que le règlement est parti. Ne le posez qu'une fois le paiement réellement effectué.

Suspendez dès que vous attendez une information : un bon de livraison, un justificatif, une précision. Le statut indique à votre fournisseur, et à l'administration, pourquoi la facture n'est pas encore réglée.

C'est important : les dates d'échéance sont suivies, et une facture laissée impayée sans explication n'envoie pas le même signal qu'une facture explicitement suspendue.

Suspendre n'a rien de définitif. Dès que vous avez l'élément attendu, vous reprenez le cours normal : vous approuvez, ou vous levez simplement la suspension. Le bouton Suspendre se transforme alors en action inverse et annule la suspension. Rien n'est figé.

Notez pourquoiProfitez du champ Notes de la facture pour écrire ce que vous attendez, « en attente du bon de livraison » par exemple. Dans trois semaines, vous ne vous en souviendrez plus, et vos collègues non plus.

La suspension s'accompagne d'un motif à choisir dans une liste (n° de commande incorrect ou manquant, SIRET erroné ou absent, code routage absent ou erroné, référence contractuelle manquante, référence incorrecte, prix unitaires incorrects, remise erronée, autre) et, si vous le souhaitez, d'un commentaire.

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Côté fournisseur, vous pouvez répondre directement sur la plateforme en transmettant un fichier joint complémentaire, consultable par le client dans les « Annexes », avec un commentaire visible des deux parties. La facture passe au statut Complétée et le traitement habituel reprend.

La suspension peut aussi se régler en dehors de la plateforme : dans ce cas, les statuts habituels restent disponibles même si la facture n'a pas été complétée.

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Chacune de ces actions demande un motif choisi dans une liste déroulante, et vous pouvez toujours ajouter un commentaire. Ce commentaire s'ajoute à l'historique de la facture et il est adressé à l'autre partie dans le fichier CDAR de transmission du statut.

• Refus : il s'accompagne d'une demande d'avoir ou de facture rectificative. Motifs : taux de TVA erroné, montant total erroné, erreur de calcul, mention légale manquante, facture en doublon, erreur de destinataire, transaction inconnue, émetteur inconnu, contrat terminé, n° de commande incorrect, adresse FE erronée, référence contractuelle manquante, autre.
• Approbation partielle : motifs : justificatif absent ou insuffisant, erreur de coordonnées bancaires, n° de commande incorrect ou manquant, SIRET erroné ou absent, code routage absent ou erroné, référence contractuelle manquante, référence incorrecte, prix unitaire incorrect, remise erronée, quantité incorrecte, article incorrect, qualité d'article incorrecte, problème de livraison, autre.
• Mise en litige : la liste la plus large : coordonnées bancaires, TVA, montant, calcul, mentions légales, doublons, SIRET, code routage, références, prix, remises, quantités, articles, modalités de paiement, problème de livraison, autres.

Le litige n'est pas réservé à la factureUtilisez-le aussi lorsque le désaccord porte sur la prestation elle-même (des travaux non terminés, par exemple) et non sur le document.

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C'est un statut obligatoire pour toutes les plateformes agréées, mais il ne clôt pas le cycle de la facture : à un moment, il faudra approuver ou refuser pour que la situation soit définitivement tranchée (et, le cas échéant, qu'un avoir soit émis).

Voyez-le comme un statut intermédiaire, utile quand il vous manque un élément interne avant de vous prononcer complètement.

Si le fournisseur a émis une facture rectificative F2 pour régler le litige, l'acheteur peut apposer le statut Annuler sur la facture F1, afin qu'elle ne reste pas indéfiniment à un statut intermédiaire. La facture F1 n'est alors plus visible dans le menu courant « Factures fournisseurs ».

Les deux mots se ressemblent, les situations n'ont rien à voir.

• Rejetée vient d'une plateforme, jamais d'une personne : un contrôle a détecté une anomalie de format, d'identification ou de routage. La facture doit être corrigée, puis retransmise.
• Refusée est une décision de l'acheteur, qui doit être motivée. Elle met fin au cycle de vie de la facture.

Deux réflexes utilesUn refus n'annule pas juridiquement la facture : il faut un avoir ou une facture rectificative. Et le refus n'est pas l'outil du désaccord commercial : pour cela, préférez Suspendre ou Mettre en litige, qui laissent la discussion ouverte.

À noter enfin : après un refus, la nouvelle facture porte un nouveau numéro.

Non. Quatre statuts seulement sont obligatoirement remontés à l'administration lorsqu'ils sont apposés : Déposée Refusée Rejetée Encaissée. Les autres sont facultatifs et servent avant tout à la qualité du dialogue avec votre partenaire.

Obligatoire ne veut pas dire que la facture doit passer par ce statut : une facture qui se déroule normalement ne connaîtra jamais ni rejet ni refus.

Le statut Encaissée mérite votre attentionIl est le seul à jouer un double rôle : statut du cycle de vie, et vecteur de la transmission de vos données de paiement quand la TVA est due à l'encaissement, ce qui est le cas de la plupart des prestations de services. Il se pose à chaque encaissement, partiel ou total.

Dans le menu Factures fournisseurs, qui propose cinq entrées : Toutes les factures, À compléter, Suspendues, Refusées, Payées. En haut de l'écran, des tuiles reprennent la volumétrie et le total TTC de chaque catégorie :

• À compléter : statuts Mise à disposition, Prise en charge, Mise en litige, Approuvée, Approuvée partiellement ;
• Suspendues, Refusées ;
• Payées : statut Paiement transmis.

La zone de filtres comprend un champ de recherche plein texte « Rechercher dans les documents » et plusieurs filtres :

• Type : FA facture, AV avoir, AU facture d'autofacturation, AA avoir d'autofacturation, AC facture d'acompte, FR facture rectificative ;
• Dates de début et de fin : via un calendrier ; la date prise en compte est la date d'émission ;
• Échéance : proche (au-delà de J+10), imminente (entre J et J+10), passée ;
• Statut : les valeurs varient selon la catégorie (sauf pour les factures refusées) ;
• Fournisseur : tous les fournisseurs ayant au moins une facture dans la liste.

Les valeurs choisies remplacent le nom du filtre dans le bouton, pour repérer les filtres actifs. Réinitialiser les critères efface tout en un clic. Un bouton dédié actualise la liste.

Un vrai gain de tempsLa recherche ne se limite pas au nom du fournisseur : elle lit aussi à l'intérieur de la facture. Vous cherchez une référence, un article acheté il y a deux ans ? Tapez son intitulé, la plateforme ressort toutes les factures qui le contiennent.

Les factures sont triées par ordre chronologique. 20 factures s'affichent par défaut ; vous pouvez passer à 50 ou 100 par page. Les colonnes sont : type, date de la facture, n° de facture, fournisseur, montant TTC, restant dû, échéance, statut.

Dans la partie principale : statut courant, nom et SIREN du tiers, date d'émission, date de réception (prise en charge par Effinum), échéance, facturation (HT, TVA, TTC) et paiement (montant payé, restant dû). Le détail des lignes reste, comme avant, dans le corps de la facture.

En dessous, les actions possibles et le bouton Télécharger. À droite, le lisible de la facture, affichable en pleine hauteur, avec des boutons + et – pour zoomer.

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• Annexes : les fichiers joints (justificatifs) et documents liés (avoir, facture d'acompte…), avec date d'arrivée, nom et bouton de téléchargement. Cette section n'apparaît que si de tels documents existent.
• Historique : toutes les entrées depuis la prise en charge par Effinum : modifications de statuts, ajouts de pièces jointes… Vous savez qui a fait quoi, et quand.
• Notes : vos remarques internes, horodatées et conservées sans limite de temps, visibles par tous les utilisateurs ayant accès aux factures de l'entreprise, y compris les collaborateurs Cerfrance. Idéal pour noter « suspendue en attente du bon de livraison » ou un numéro de chèque.

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Après un refus, la facture quitte la listeUne facture refusée sort du menu courant et bascule dans l'entrée Refusées : vous ne la retrouverez plus parmi les factures à traiter, et plus aucune action n'y est possible. C'est voulu, mais cela surprend la première fois.

Non. Aucun délai ne vous est imposé pour vous prononcer sur une facture reçue. Vous n'avez pas à l'approuver dans les 48 heures : vous pouvez le faire jusqu'au moment où vous la réglez.

Ce qui compte reste l'échéance de paiement, exactement comme avant la réforme. La plateforme vous aide d'ailleurs à la tenir : le filtre Échéance isole les factures imminentes ou déjà dépassées.

Beaucoup moins de choses que la longueur de ce guide ne le laisse craindre. Dans l'immense majorité des cas, votre parcours tient en quatre gestes :

• vous ouvrez le menu Factures fournisseurs ;
• vous ouvrez la facture et vérifiez qu'elle vous concerne bien (la première fois, vous qualifiez le fournisseur) ;
• vous cliquez sur Approuver ;
• à l'échéance, une fois le règlement parti, vous posez Paiement transmis.

Tout le reste, suspendre, mettre en litige, approuver partiellement ou refuser, n'existe que pour les situations où quelque chose cloche. Vous vous en servirez rarement, et ce guide sera là ce jour-là.

Non, vous n'avez aucune obligation de notifier vos règlements par chèque, virement ou LCR. Le statut Paiement transmis existe surtout pour vous : il transforme la plateforme en outil de suivi. D'un coup d'œil, vous voyez ce qui est payé et ce qui reste à payer.

Vous pouvez aussi enregistrer un paiement partiel : indiquez le montant réglé, le restant dû se met à jour automatiquement sur la facture et dans la liste.

Vous n'avez rien à faire de particulier.

• Carte bleue / paiement sur place : c'est le fournisseur qui indique que la facture est réglée. Elle arrive directement dans « Payées », sans passer par « À compléter ».
• Prélèvement : ouvrez la facture et approuvez-la pour signifier votre accord. Le prélèvement se fera automatiquement, et vous savez à quelle échéance il interviendra.

Un vrai avantageEn approuvant ou en refusant, vous gardez une trace datée de votre position. Si une facture refusée part malgré tout en prélèvement, vous disposez d'un accusé de réception opposable à votre fournisseur.

Pas encore. Un module de paiement est prévu : il permettra de rattacher vos comptes bancaires et de générer des ordres de virement depuis la facture, avec une double authentification par SMS de votre banque, comme pour un paiement en ligne classique.

Deux précisions utiles :

• ce sont bien des ordres de virement, jamais des paiements déclenchés à votre place ;
• il s'agit d'un module distinct, proposé en option, et non d'une fonction incluse dans la plateforme.

Où en est-on ?Le bouton n'est pas activé à ce jour. Nous vous préviendrons de son ouverture, et une notice dédiée l'accompagnera. Pour connaître ses conditions, contactez le service digitalisation (voir la section 11).

Dans le menu Factures clients, organisé en cinq entrées : Toutes les factures, À compléter, Envoyées, Refusées, Encaissées :

• À compléter : statuts Prêt à émettre et Suspendue ;
• Envoyées : Déposée, Mise à disposition, Prise en charge, En litige, Approuvée, Approuvée partiellement ;
• Refusées ;
• Encaissées : statut Paiement reçu.

Les filtres sont les mêmes que pour les factures fournisseurs, avec un filtre Client au lieu de Fournisseur. Le filtre Statut n'apparaît pas pour les factures refusées ou encaissées.

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Sélectionnez les factures au statut Prêt à émettre (toutes, ou seulement certaines grâce aux cases à cocher), puis cliquez sur Envoyer. Elles passent au statut Déposée, puis Mise à disposition chez votre client.

La plupart des utilisateurs le font en une seule fois, une fois par jour, par semaine ou par mois selon leur activité.

C'est l'un des vrais bénéfices de la facture électronique : vous voyez la date à laquelle votre client a reçu la facture, puis les statuts qu'il lui applique. L'argument « je n'ai jamais reçu votre facture » n'a plus lieu d'être.

Utilisez l'action Encaisser, qui place la facture au statut Encaissée. Elle est disponible depuis les statuts Mise à disposition, Paiement transmis et Suspendue. Une fois la facture Encaissée, Refusée ou Rejetée, plus aucun changement de statut n'est possible.

Vous utilisez E-Fac ?Enregistrez plutôt vos règlements dans E-Fac, le facturier de Cerfrance Connect : c'est lui qui pilote le suivi de vos encaissements, et l'information remonte ensuite sur Effinum. Vous n'avez pas à le faire deux fois.

Depuis la facture suspendue, l'action Compléter vous permet de joindre le ou les documents attendus, avec un commentaire visible par les deux parties. La facture passe au statut Complétée et votre client reprend son traitement.

C'est l'auto-facturation : votre client rédige la facture en votre nom et pour votre compte, sur la base d'un mandat que vous lui avez donné. La pratique est très majoritairement agricole, entre un exploitant et sa coopérative, même si quelques donneurs d'ordre l'utilisent dans d'autres secteurs.

Effinum identifie ces documents par leur type : AU pour une facture d'auto-facturation, AA pour un avoir. Ils suivent le même cycle de vie que les autres factures.

Le détail est dans la rubrique agricoleLe fonctionnement complet, les actions possibles et les points de vigilance sont traités dans Vous êtes agriculteur.

Oui. L'envoi des factures clients et des factures auto-facturées par email est prévu lorsque l'entreprise n'est pas présente dans l'Annuaire de la réforme. Il continuera d'être mis en œuvre chaque fois que le client n'y est pas trouvé, même après l'entrée en vigueur de la réforme.

Pour cela, renseignez l'adresse mail dans la fiche du tiers et activez l'option Envoyer les factures à cet email (voir section 8).

Deux boutons, affichés selon votre profil, sont disponibles au-dessus de la liste des menus : Importer des factures ou des Z de caisse, et Saisir une facture ou un Z de caisse. L'import se fait par glisser-déposer, puis Déposer les factures.

L'import sert avant tout à vos ventes et à votre caisse. Pour une facture d'achat que vous détenez sur papier, le chemin naturel reste l'application Cerfrance Connect, avec laquelle vous la photographiez, ou le menu Brouillons décrit plus bas.

Oui, de deux façons :

• Import manuel : si votre logiciel produit des factures au format électronique (XML), vous les importez vous-même sur Effinum. La quasi-totalité des logiciels de facturation du marché génèrent ce format, les plus répandus comme Sage ou EBP en tête. L'inverse fonctionne également : une facture créée dans E-Fac peut être exportée en XML et déposée sur une autre plateforme.
• Raccordement direct : Effinum s'appuie sur les normes AFNOR et met des API à disposition des éditeurs. Votre éditeur peut donc connecter son logiciel à la plateforme, sans import manuel de votre part.

Votre éditeur est prêt ?Signalez-le au service digitalisation : nous le mettons en relation directement avec Effinum.

Le menu Fichiers importés liste tous les fichiers déposés, quel que soit l'utilisateur qui les a déposés. Choisissez d'abord entre Facture et Z de caisse. Colonnes affichées : format (invoice ou zReport), état, nom du fichier, taille et commentaire.

L'état est matérialisé par une pastille : en attente de confirmation aucun en attente succès erreur

Un bouton permet de n'afficher que les fichiers en erreur ; la colonne Commentaire décrit alors les erreurs rencontrées. Aucune action sur les factures n'est possible depuis ce menu.

Il permet de créer une facture client ou fournisseur à partir d'un PDF importé. Le menu est présent dès lors que les menus Factures fournisseurs et Factures clients sont visibles, même s'il ne contient aucun brouillon.

Le bouton Modifier ouvre un écran en deux parties : la saisie à gauche, le lisible du PDF à droite. Vous renseignez : type de facture, sens de la facture (« j'émets » ou « je reçois »), nom du client ou du fournisseur, adresse postale, SIREN, adresse email, numéro de facture, date d'émission, date d'échéance, puis les articles via Ajouter un article. Les montants HT et TTC sont calculés automatiquement.

Le bouton Envoyer clôt la saisie : la facture rejoint « Factures clients » ou « Factures fournisseurs » et disparaît des brouillons.

Le Z de caisse est votre récapitulatif d'encaissements, transmis au titre de l'e-reporting. Depuis la liste, un double-clic affiche : date d'émission, devise, total HT, total TTC, nombre de transactions et leur catégorisation e-reporting (par exemple TLB1 = livraison de biens soumise à la TVA). À droite, Effinum en génère une représentation visuelle, avec zoom.

Si vous tenez votre caisse avec l'outil Z de caisse de Cerfrance Connect, la remontée vers Effinum est automatique : vous n'avez rien à envoyer à personne, puisqu'il n'y a pas de client destinataire. Elle s'effectue par lots, environ tous les dix jours : ne vous inquiétez pas si la journée saisie ce matin n'apparaît pas encore sur la plateforme.

Pas de caisse enregistreuse ?Ce n'est pas obligatoire. Vous avez en revanche l'obligation de tenir une caisse : l'outil Z de caisse remplace le cahier papier, aux normes, et transmet directement à Effinum. Pratique pour la vente directe ou les ventes occasionnelles à la ferme. Si vous encaissez sur place, E-caisse, le logiciel de caisse de Cerfrance Connect, alimente lui aussi vos Z de caisse.

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Oui, tant que vous n'avez pas cliqué sur Émettre. C'est le geste qui verrouille la facture et l'envoie sur la plateforme.

• Avant Émettre : la facture reste en brouillon. Vous pouvez sortir de l'écran, la retrouver plus tard dans vos brouillons, la modifier autant de fois que nécessaire, ou la supprimer.
• Après Émettre : la facture est partie et devient intangible. La corriger suppose alors d'établir un avoir puis une nouvelle facture, comme sur papier.

Prenez l'habitude d'enregistrerRien ne vous oblige à émettre dans la foulée. Enregistrez, relisez, émettez ensuite : c'est la meilleure protection contre l'erreur de saisie.

Non. E-Fac (le facturier), E-caisse (le logiciel de caisse) et le Z de caisse sont à disposition des adhérents Cerfrance gratuitement, et le restent.

La lettre de mission que vous avez signée porte sur la plateforme Effinum, pas sur ces outils. Si vous utilisiez déjà le facturier ou la caisse, rien ne change pour vous de ce point de vue.

Un ticket pris à la pompe n'arrivera pas sur la plateforme, sauf si vous disposez d'une carte enseigne (type carte Total ou Carrefour) qui émet une vraie facture : celle-ci arrivera alors directement dans « Payées ».

Pour les autres, rien ne change : votre ticket reste admis par l'administration fiscale. Vous pouvez le photographier avec l'application Cerfrance Connect sur votre smartphone, ou l'ajouter depuis votre ordinateur via Ajouter un document. Et si vous préférez continuer à apporter vos tickets papier à votre comptable, c'est possible également.

Non. Un tiers est ajouté automatiquement dès qu'une facture portant un nouveau SIREN est importée ou saisie dans Effinum. Un appel à la base SIRENE récupère les informations de l'entreprise.

La première fois qu'un tiers apparaît, vous pouvez le qualifier de Vérifié : c'est à faire une seule fois, et cela vous évite de vous reposer la question aux factures suivantes.

À l'inverse, si un fournisseur vous adresse régulièrement des factures qui ne vous concernent pas, vous pouvez le Désactiver, puis le réactiver à tout moment si vous retravaillez avec lui.

Dans le doute, dites que vous le connaissezLe mécanisme fonctionne un peu comme les indésirables d'une boîte mail. Un fournisseur désactivé voit ses factures suivantes reléguées à part : vous continuez à pouvoir les récupérer, mais vous ne les verrez plus dans votre liste courante, avec le risque d'en laisser passer une. S'il s'agit d'un fournisseur que vous reverrez, qualifiez-le simplement de Vérifié.

Le menu Gestion des tiers propose trois entrées : Clients (par défaut), Fournisseurs, Comptable. La liste, triée alphabétiquement, affiche : nom, SIREN, code postal, CA HT et TTC (sans borne de temps), non réglé (toutes les factures sans le statut Paiement transmis), état, facture et auto-facture.

Un double-clic sur une ligne, ou le bouton Modifier, ouvre la fiche en 5 sections :

• Entreprise : dénomination, SIREN, type de tiers ;
• Configuration : état, facture, auto-facture ;
• Informations : SIRET, code routage, TVA intracommunautaire, adresse ;
• Contacts : nom, email, téléphone des contacts ajoutés manuellement ;
• Notes : visibles par tous les utilisateurs ayant accès à ce menu.

Techniquement oui, via les trois dernières colonnes de la liste (ou la section Configuration) :

• État : Nouveau, Vérifié ou Désactivé ;
• Facture : automatiser le traitement appliqué aux factures ;
• Auto-facture : automatiser le traitement appliqué aux auto-factures.

Selon le sens de la relation, les valeurs proposées sont « Aucune action / Envoyer », ou « Aucune action / Prendre en charge / Approuver / Paiement reçu / Suspendre / Mettre en litige / Refuser ».

Notre conseilN'automatisez pas l'approbation de vos factures d'achat. Approuver revient à dire à votre fournisseur que tout est conforme. S'il est au prélèvement, il encaissera sans que vous ayez vérifié le montant. Prenez plutôt l'habitude d'ouvrir la facture avant de la valider.

Dans la section Contacts de la fiche du tiers, chaque adresse email peut être réglée sur :

• Ne pas envoyer les factures à cet email (valeur par défaut) ;
• Envoyer les factures à cet email.

Une même facture est envoyée à l'ensemble des contacts pour lesquels l'option a été activée.

Elle affiche le cabinet comptable en charge de votre société, en deux pavés en lecture seule :

• Gestion des droits : gestion des factures fournisseurs, des factures clients, et séparément celle des factures auto-facturées, côté fournisseurs comme côté clients, ainsi que la transmission des données de transaction. Ces droits ne se modifient pas depuis Effinum : si le périmètre ne correspond pas à ce que vous attendez, parlez-en à votre conseiller.
• Informations pratiques : adresse, téléphone et adresse mail de votre Cerfrance.

Derrière la roue crantée du bandeau supérieur. Selon vos rôles : Profil, Entreprise, Gestion des rôles, Paramètres notifications, Paramètres rapports d'activités. Un bouton Déconnexion figure en bas de la liste.

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Dans l'entrée Profil : nom, prénom et adresse mail (celle qui reçoit vos notifications et vos rapports d'activité). Tout utilisateur connecté peut modifier son propre profil et son mot de passe depuis cette interface.

Bon à savoirIl faut être connecté sur le compte d'une entreprise pour pouvoir modifier son mot de passe.

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L'entrée Entreprise affiche en lecture seule : raison sociale, adresse, code postal, ville, nom et mail du chef d'entreprise, nom et mail du contact principal, SIREN.

Non modifiable sur la plateformeElles ne se corrigent pas depuis Effinum. Signalez-nous l'erreur : nous la rectifions dans votre dossier, et la plateforme se met à jour.

Dans l'entrée Entreprise, la section Chorus Pro permet d'activer l'export en renseignant l'identifiant et le mot de passe du compte technique, préalablement paramétré sur Chorus Pro. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer. Vos factures partiront alors directement de la plateforme, sans ressaisie.

Chorus Pro reste le point de passage de la sphère publique : État, collectivités, hôpitaux. Ce n'est pas une plateforme agréée, et il continue d'exister en parallèle du nouveau dispositif.

Deux chemins possiblesVous pouvez facturer une collectivité via votre plateforme agréée raccordée à Chorus Pro, ce qui est la cible du dispositif et vous donne un canal unique quel que soit le client ; ou continuer à déposer directement sur Chorus Pro, une voie présentée comme provisoire, sans date de fin annoncée à ce jour. Certains documents restent d'ailleurs exclusivement sur Chorus Pro, notamment les factures de marchés de travaux et les mémoires de frais de justice.

Rien. Il n'y a ni licence supplémentaire ni coût par utilisateur : vous pouvez ouvrir un espace pour chaque personne qui travaille sur vos factures : associés, conjoint, salarié en charge de la comptabilité.

L'intérêt : chacun a ses propres droits, et l'historique de chaque facture indique qui a fait quoi.

Le bouton Ajouter un utilisateur, accessible aux utilisateurs de type Entreprise, ouvre une fenêtre où vous saisissez nom, prénom et email. En confirmant, un mail générique est envoyé immédiatement avec l'URL de connexion à Effinum.

Pensez aux droitsAucun droit n'est attribué par défaut. Rendez-vous dans l'onglet Invitations puis Traiter → Éditer pour attribuer les droits (ou Supprimer pour retirer l'invitation).

L'entrée Gestion des rôles ouvre l'écran « Administration du compte », avec deux onglets : Utilisateurs et Invitations. La liste affiche nom, prénom, type, adresse mail et état (actif en vert, inactif en rouge), avec recherche et filtres État et Type.

En fin de ligne : l'icône interrupteur active ou désactive le profil, l'icône crayon (ou un double-clic) ouvre la gestion des droits, organisée par menu : Achat, Vente, Gestion des tiers, Z de caisse, Gestion des rôles.

Certains rôles agissent sur les autres : désactiver Lecture seule désactive automatiquement les autres rôles, activer Accès total les active tous. Confirmez avec Mettre à jour.

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Dans Paramètres notifications, pour l'ensemble des sociétés de votre portefeuille, trois fréquences :

• Désactivée : ne rien recevoir ;
• Notification simple : uniquement dans le menu dédié sur Effinum ;
• Notification + message : sur Effinum et par mail, à l'adresse de votre profil.

Catégories : administration des utilisateurs, brouillon des factures, émission des factures, réception d'une facture, gestion des fournisseurs/clients, Z de caisse, fichier en erreur. Validez avec Mettre à jour.

Notre conseilLe mode « notification + message » envoie un mail à chaque facture reçue : de quoi saturer votre boîte. Si vous ouvrez la plateforme régulièrement, la notification simple suffit largement.

Le menu Notifications ouvre une fenêtre latérale avec trois entrées : Tout, Non lues, Paramètres notifications. Chaque notification indique son type, son détail et la durée écoulée depuis sa création.

Oui, via Rapports d'activité, pour la société sélectionnée, envoyé à l'adresse de votre profil :

• Quotidien : envoi dès minuit le lendemain, sur les 24 h précédentes ;
• Hebdomadaire : envoi le lundi à minuit, sur les 7 jours précédents ;
• Mensuel : envoi le 1^er du mois à minuit, sur le mois civil précédent.

Catégories : factures clients payées, factures clients en retard (échéance dépassée), factures fournisseurs payées, factures fournisseurs en retard. Un mail unique regroupe les catégories sélectionnées, en lecture directe dans le corps du message.

Utile au quotidienLe rapport « factures en retard » est un bon filet de sécurité pour ne pas laisser filer une échéance.

Oui. Pour l'administration, tous les exploitants agricoles sont assujettis à la TVA, qu'ils relèvent du remboursement forfaitaire ou du régime simplifié agricole. Vous êtes donc dans le champ de la réforme, pour la réception comme, à terme, pour l'émission.

Au remboursement forfaitaire, vous émettez vos factures électroniques, ou vous recevez l'auto-facture de votre coopérative. Vos données de transaction sont transmises tous les deux mois, entre le 25 et le 30 du mois suivant le bimestre.

Ce qui ne change pasLes modalités d'obtention du remboursement forfaitaire restent identiques : la déclaration n° 3520 continue de suivre son circuit habituel.

Votre coopérative établit la facture à votre place, en votre nom et pour votre compte, sur la base d'un mandat de facturation. C'est l'usage dans la filière : elle connaît les quantités livrées et les prix appliqués avant vous.

Effinum distingue ces documents par leur type, visible dans la liste et dans le filtre Type :

• AU : facture d'auto-facturation ;
• AA : avoir d'auto-facturation.

Une auto-facture reste une facture : elle suit le même cycle de vie, avec les mêmes statuts. Ce qui change, c'est qui la rédige.

Vous n'avez pas à émettre la facture, mais vous gardez la main sur son traitement. L'auto-facture vous parvient sur la plateforme et vous vous prononcez dessus, exactement comme un client le ferait sur une facture reçue : vous pouvez la prendre en charge, l'approuver, l'approuver partiellement, la suspendre, la mettre en litige ou la refuser. Puis l'encaisser une fois le règlement reçu.

Vérifiez avant d'approuverC'est le seul moment où vous contrôlez ce que votre client a facturé pour vous : quantités, prix unitaires, taux de TVA. Approuver revient à dire que le compte est bon.

C'est votre taille qui commande, pas celle de votre coopérative. Dans une auto-facturation, la date d'entrée dans l'obligation d'émission est celle du fournisseur, c'est-à-dire vous.

Autrement dit, une coopérative de taille intermédiaire qui auto-facture pour un adhérent TPE n'émettra en électronique pour ces opérations qu'au 1^er septembre 2027.

Le circuit est inversé, mais la mécanique reste la même. Vous créez l'auto-facture, soit en l'important depuis votre logiciel, soit en la saisissant depuis le menu Brouillons, où le champ Type de facture propose « auto-facture » et « avoir d'auto-facture ».

Une fois prête, elle part vers votre fournisseur avec l'action Envoyer. C'est ensuite lui qui se prononce, et vous suivez ses statuts depuis la liste.

Oui. Dans Gestion des tiers, chaque fiche comporte une colonne Auto-facture qui applique par avance un traitement à tout ce que ce tiers vous adresse : aucune action, prendre en charge, approuver, paiement reçu, suspendre, mettre en litige ou refuser. Pour un tiers que vous auto-facturez, le choix se limite à « aucune action » ou « envoyer ».

Notre conseilRéservez l'automatisation à l'envoi. Approuver automatiquement une auto-facture revient à valider sans lecture ce qu'un tiers a facturé pour vous : c'est précisément là qu'une erreur de quantité ou de prix passe inaperçue.

Chaque facture doit donner lieu à une facture électronique. En revanche, les relevés de compte qui récapitulent plusieurs factures restent possibles et continuent de circuler en dehors de la plateforme : ce sont des documents de synthèse, pas des factures.

Non. Le document unique qui mêlait vos achats et vos ventes avec la coopérative laisse place à deux factures électroniques distinctes : une pour la vente, une pour l'achat.

Le règlement par compensation reste possible. Mais attention : la transmission des données de paiement porte sur le montant brut de chaque opération, et non sur le solde effectivement versé.

Un point à anticiperCe changement modifie la lecture de vos relevés coopérative. Votre comptable Cerfrance connaît le sujet : profitez d'un rendez-vous pour en parler avant l'échéance de 2027.

• Fermages : exonérés de TVA, donc hors obligation d'émission et hors transmission de données. Sauf option pour la TVA.
• Primes et aides PAC : hors du champ de la TVA, elles ne sont pas concernées.
• Photovoltaïque : une installation de faible puissance sans SIREN dédié reste en dehors ; au-delà, avec un SIREN, l'activité entre dans la réforme comme n'importe quelle autre.

Non. La suppression annoncée au 1^er janvier 2027 vise le régime simplifié d'imposition de droit commun. Le régime simplifié agricole de l'article 298 bis du CGI et la franchise en base ne sont pas concernés.

C'est une confusion fréquente : elle circule beaucoup auprès des exploitants. En cas de doute sur votre régime, votre conseiller vous le confirme en deux minutes.

Depuis n'importe quel écran, cliquez sur le bouton en forme de bulle, en bas à droite. Renseignez un sujet et une description, puis cliquez sur Envoyer ma demande. Votre demande part par mail à l'équipe support de votre Cerfrance.

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Oui, dans les deux cas.

• Le replay des webinaires est disponible sur simple demande : écrivez-nous à info.fe@03.cerfrance.fr et nous vous transmettons la vidéo.
• Des séances de prise en main sont proposées : nous paramétrons l'outil avec vous, et nous créons ensemble vos premières factures ou votre première caisse. C'est le format le plus efficace si vous préférez apprendre en faisant.

Deux explications possibles : votre profil ne dispose pas des droits correspondants, ou la plateforme a évolué depuis la dernière mise à jour de cette page. Effinum s'enrichit au fil des nouvelles fonctionnalités, et cette documentation suit ces évolutions.

En cas de doute, contactez le service digitalisation ou votre conseiller Cerfrance : nous sommes là pour vous accompagner dans la durée, pas seulement au démarrage.